なぜ属人化が問題なのか？解消の必要性と効果的な標準化・効率化の方法を解説

zip-aitool
9月16日
読了時間: 5分

更新日：9月18日

属人化とは？なぜ問題視されるのか

属人化とは、特定の社員しか業務内容や手順を理解していない状態を指します。担当者の経験や勘に依存して業務が進むため、一見するとスムーズに回っているように見えますが、裏を返せば「その人がいなければ業務が止まる」脆弱な体制です。

中小規模や地場企業では特に、少人数で多くの業務を抱えるため属人化が起こりやすくなります。属人化が進むと、急な休職や退職で業務が停滞したり、引き継ぎや新人教育に大きな負担がかかるなど、企業全体に影響が及びます。

1. 属人化とは？

属人化とは、特定の社員しか業務の内容や手順を理解していない状態を指します。担当者の経験や勘に依存して業務が進むため、外から見るとスムーズに業務が回っているように見えることもあります。しかし、その実態は「その人がいなければ業務が止まる」という脆弱な体制です。

特に中小企業や地場企業では、社員数が少ないうえに1人が複数の業務を兼任しているケースが多いため、属人化が発生しやすい傾向にあります。また、業務の流れが整理されていなかったり、マニュアルが存在しなかったりすると、属人化のリスクはさらに高まります。

2. 属人化が引き起こす4つのデメリット

属人化が進むと、組織や社員にさまざまな悪影響があります。ここでは特に代表的な4つのデメリットを紹介します。

2-1. 業務停滞のリスク

属人化が進んだ組織では、担当者が急に休むと業務が止まります。例えば、顧客対応や納品手続きが滞ることで、取引先からの信頼を失ったり、契約のチャンスを逃すリスクもあります。

小規模企業では、1人が重要な役割を担うことが多いため、業務停滞が企業の利益や信用に直結する場合があります。

2-2. 教育・引き継ぎの負担増

属人化している業務は、マニュアルがなければ「見て覚える」「やりながら慣れる」しか方法がありません。新人教育や引き継ぎに膨大な時間がかかり、教育担当者の負担が増大します。また、引き継ぎが不十分だと、担当者が変わった後も作業の遅延やミスが発生する可能性があります。

2-3. 業務効率の低下

属人化が進むと、確認や修正の手間が増え、作業が二度手間になることがあります。例えば、担当者しか把握していない情報がある場合、他の社員は作業を止めて担当者に確認する必要があります。このようなプロセスの無駄は、組織全体の生産性低下につながります。

2-4. 社員への心理的負担

「自分にしかできない業務」が増えると、担当者に過度な負担が集中します。結果として、長時間労働や精神的ストレスの増加、モチベーション低下を招くことがあります。過剰な負担は離職リスクも高め、組織の安定性に影響を与えます。

3. 属人化を防ぐための解消方法

属人化は自然に解消されるものではありません。経営者や管理者が意識的に「業務の可視化と仕組み化」を進めることが重要です。

3-1. 業務の見える化

まずは、誰がどの業務を担当し、どのような手順で進めているのかを整理します。フローチャートやタスク管理ツールを活用して業務フローを“見える化”することで、属人化の原因を明確にできます。

3-2. マニュアル化・標準化

業務手順を文章やチェックリストにまとめ、誰でも同じ方法で遂行できる状態を作ります。特に属人化しやすい「顧客対応」「経理処理」「日常的な事務作業」からマニュアル化すると効果的です。

3-3. 自動化の導入

定型的で繰り返し発生する業務は、ツールやAIを活用して自動化を検討しましょう。例としては、データ入力、日程調整、レポート作成などがあります。自動化により、属人化を防ぐと同時に業務工数も削減可能です。

3-4. 定期的な振り返り

一度仕組み化しただけでは不十分です。業務内容の変化に合わせてマニュアルやフローを更新し、改善を繰り返すことが属人化防止の鍵となります。

4. 属人化解消がもたらす効果

属人化を解消することで、組織全体に多くのメリットがあります。

業務の安定性が向上担当者不在時でも業務が滞りなく進み、企業の信頼性が高まります。
社員の負担軽減担当者に業務が集中せず、働きやすさが向上します。
教育・引き継ぎの効率化マニュアルや標準化された手順により、教育や引き継ぎがスムーズになります。
生産性向上・競争力強化繰り返し作業の効率化により、組織全体の生産性が向上し、企業の競争力が高まります。

属人化を放置するとリスクが大きくなる一方、早期に仕組み化を進めることで組織力を強化できます。

まとめ：属人化解消は組織力を高める第一歩

属人化は多くの地場企業・中小企業に共通する課題ですが、決して解決不可能なものではありません。業務を見える化し、標準化・自動化を進めることで、誰にでも対応できる体制を整えることができます。

「なぜ属人化が問題なのか？」を理解した上で、組織全体で改善に取り組むことが、安定した経営と社員の働きやすさを両立する鍵となります。

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